Les réunions virtuelles ont encore un moment. Ce n’est pas qu’ils n’étaient pas couramment utilisés avant la pandémie COVID-19, mais les réunions vidéo sont désormais la règle et non l’exception.
En particulier, l’utilisation accrue de plates-formes telles que Zoom et Microsoft Teams a mis un nouvel accent sur l’importance de l’étiquette des réunions virtuelles. En effet, il y a beaucoup plus d’occasions de commettre des faux pas qui pourraient amener des collègues, des clients ou le patron à remettre en question votre professionnalisme.
Voici 14 conseils d’étiquette pour la visioconférence pour vous aider à éviter les ennuis:
1. Assurez-vous que tout fonctionne
La gestion des difficultés techniques a été citée comme la principale bête noire des appels vidéo, selon une récente enquête de Robert Half menée auprès de plus de 1000 travailleurs. Effectuez un test de votre technologie – ordinateur, applications, caméra et microphone – pour vous assurer que tout fonctionne avant le début de la réunion. Vous ne voulez pas retarder le début d’un rassemblement parce que personne ne peut vous voir ni vous entendre.
2. Soyez organisé
Si vous dirigez une réunion virtuelle, respectez l’ordre du jour. Il est particulièrement facile de s’écarter du sujet lors d’une réunion en ligne, car cela peut sembler plus informel, car les gens travaillent de chez eux dans des salles à manger et des chambres d’amis. Dans un souci de productivité et de concentration, essayez de limiter vos points à l’ordre du jour et de les envoyer aux participants à l’avance.
3. Soyez prêt pour l’écran
L’une des meilleures choses à propos du travail à domicile est de pouvoir s’habiller de manière plus décontractée. Mais les visioconférences ont limité cela dans une certaine mesure. Il n’est probablement pas nécessaire de porter un costume, mais enfilez des vêtements professionnels et propres et vérifiez votre apparence dans le miroir avant le début de votre visioconférence. Vous ne voulez rien qui détourne l’attention de ce que vous dites. En prime, vous préparer pour la journée de travail peut vous aider à vous mettre dans un état d’esprit productif. Attention: si vous portez une chemise professionnelle avec un pantalon de survêtement, n’oubliez pas de quitter complètement la réunion avant de vous lever.
4. Vérifiez vos antécédents
Le meilleur arrière-plan pour les visioconférences est un arrière-plan relativement vide qui ne sera pas distrayant. Assurez-vous qu’il n’y a pas une pile de vaisselle ou de linge sale dans votre arrière-plan. De nombreuses plates-formes de réunion virtuelles vous permettent de modifier ou de rendre l’arrière-plan flou si nécessaire. Vérifiez également que l’éclairage est adéquat pour que les gens puissent réellement vous voir.
5. Parlez clairement
Prononcez vos mots et parlez lentement lors des réunions en ligne. La qualité de la connexion Internet à domicile peut varier, tout comme la fiabilité des appareils. Gardez à l’esprit qu’il y a souvent un léger retard lorsque quelqu’un parle, alors faites une pause après avoir posé une question ou écouté la réponse de quelqu’un. Il est trop facile d’interrompre par inadvertance d’autres haut-parleurs.
6. Regardez la caméra
Il y a beaucoup à voir sur votre écran lors de réunions virtuelles: des images de vous-même et de vos collègues, la présentation principale ou une transcription en cours de la conversation entre les participants. Hors écran, vous pourriez avoir un partenaire ou des enfants à la maison qui se promènent . Établissez un «contact visuel» avec les autres participants à la réunion en regardant la caméra lorsque vous parlez et écoutez.
7. Essayez de vous connecter à un niveau personnel
Il est important de faire preuve d’empathie et de se connecter en tant qu’êtres humains et pas seulement en tant que collègues de travail, en particulier pendant les périodes difficiles comme celles-ci. Les gestionnaires qui dirigent des réunions virtuelles peuvent souhaiter prévoir un certain temps au début (ou à la fin) pour vérifier comment tout le monde va.
8. Trouvez un endroit calme (si vous le pouvez)
Idéalement, vous serez dans une pièce à faible trafic où vous pourrez fermer la porte. Si vous ne parvenez pas à obtenir la confidentialité de votre visioconférence, optez pour une zone de votre maison où les autres sont moins susceptibles de se trouver. Expliquez aux colocataires, aux conjoints, aux proches ou aux enfants que vous participerez à une réunion de travail et que vous ne pourrez pas leur parler pendant cette période. Si possible, mettez les animaux domestiques dans une pièce séparée. Et n’oubliez pas de désactiver les notifications sur votre ordinateur et vos appareils personnels.
9. Utilisez le bouton muet
Vous ne trouvez pas cet endroit tranquille? Entrez dans les réunions en mode silencieux. Et lorsque vous ne parlez pas, désactivez le microphone pour que les gens puissent parler sans entendre votre chien aboyer chaque fois qu’un écureuil traverse la cour.
10. Faites attention lorsque vous partagez votre écran
Si vous partagez votre écran pendant une visioconférence, réduisez le nombre de fenêtres et d’onglets ouverts afin que les participants puissent facilement voir de quoi vous parlez. Assurez-vous de fermer les documents que vous ne souhaitez pas partager et désactivez temporairement les notifications de messagerie entrantes pendant que vous présentez.
11. Limiter la liste des participants
Trente-huit pour cent des travailleurs que nous avons interrogés ont déclaré avoir subi une fatigue des appels vidéo depuis le début de la pandémie. S’il s’agit de votre réunion, n’invitez que ceux qui ont vraiment besoin de participer. Les petits groupes sont souvent plus engagés et productifs.
12. Message soigneusement
Méfiez-vous d’envoyer des messages aux participants lors de réunions en ligne. Si vous vous plaignez d’une personne pendant la réunion (ce que vous ne devriez pas risquer de faire de toute façon) et que votre commentaire est accidentellement adressé à la mauvaise personne ou se retrouve dans une transcription, vous pourriez nuire à vos relations ainsi qu’à votre réputation.
13. Ne pas effectuer plusieurs tâches à la fois
Une bonne étiquette de réunion virtuelle signifie résister à la tentation de consulter les actualités, les médias sociaux ou votre boîte de réception. C’est assez clair lorsqu’un participant ne fait pas attention lors d’une visioconférence. Et c’est une vérité universelle que personne ne veut vous voir ou vous entendre manger. Même si c’est l’heure du déjeuner, gardez le sandwich ou les collations pour plus tard.
14. Restez sur place
Si vous rejoignez la réunion sur un appareil mobile, évitez de vous promener ou de trop bouger, ce qui peut désorienter les autres. Placez votre appareil sur quelque chose de stationnaire, si possible, et essayez de ne pas bouger (même si vous êtes trop caféiné).
Un dernier conseil sur les conseils d’étiquette pour la visioconférence: N’oubliez pas d’être gentil et patient avec vos collègues lors des réunions en ligne. Les gens ont différents niveaux de confort et d’expertise lorsqu’il s’agit de réunions virtuelles. Offrir une assistance technique ou des assurances, si nécessaire, aidera tout le monde à se sentir soutenu et à faire partie de l’équipe, même lorsque vous n’êtes pas au même endroit.