Devenir chargé de classement et archivage en Suisse : métier, études et salaire
Le chargé de classement et d’archivage organise les documents d’une entreprise ou d’une administration afin qu’ils soient faciles à retrouver, correctement conservés et accessibles aux personnes autorisées. Il peut travailler avec des dossiers papier, des fichiers numériques ou les deux.
Table des matières
En Suisse, cet intitulé peut désigner un poste administratif généraliste ou une fonction spécialisée en gestion documentaire et en archivistique. Les missions, les qualifications demandées et le salaire varient donc selon l’employeur et le niveau de responsabilité.
Quel est le rôle d’un chargé de classement et d’archivage ?
Sa mission principale consiste à structurer et à suivre les documents tout au long de leur cycle de vie : réception, classement, consultation, conservation, transfert ou élimination selon les règles applicables.
Ses activités peuvent comprendre :
- trier et classer les documents selon un plan de classement ;
- nommer, indexer et enregistrer les fichiers dans un système de gestion documentaire ;
- constituer des dossiers et vérifier qu’ils sont complets ;
- numériser des documents papier et contrôler la qualité des fichiers obtenus ;
- mettre à jour les inventaires et les bases de données ;
- retrouver et transmettre les documents demandés aux personnes autorisées ;
- préparer le transfert de dossiers vers les archives intermédiaires ou définitives ;
- appliquer les règles de conservation, de confidentialité et d’accès ;
- participer, selon les procédures de l’organisation, à l’élimination des documents arrivés au terme de leur durée de conservation.
Dans une fonction administrative, le poste peut également inclure la saisie de données, le suivi de dossiers et la rédaction de courriers. Dans un service d’archives, il peut demander des connaissances plus approfondies en inventaire, conservation et description documentaire.
Classement administratif ou archivistique : quelle différence ?
Le classement administratif consiste généralement à organiser les documents utiles à l’activité courante d’un service : factures, contrats, dossiers clients, formulaires ou correspondance.
L’archivistique va plus loin. Elle peut inclure l’évaluation des documents, leur conservation à long terme, la création d’inventaires et l’organisation de leur consultation. Les professionnels de l’information documentaire travaillent avec des supports variés, physiques ou numériques, et contribuent à rendre les informations accessibles.
Dans quels secteurs travailler ?
Les besoins en classement et archivage existent dans de nombreuses organisations :
- Administrations publiques : classement des dossiers, suivi des délais et application des plans de classement.
- Entreprises privées : gestion de contrats, factures, dossiers du personnel et documents internes.
- Banques et assurances : organisation de dossiers soumis à des exigences de traçabilité et de confidentialité.
- Hôpitaux et institutions sociales : gestion de documents sensibles selon les règles de l’établissement.
- Archives, bibliothèques et centres de documentation : inventaire, description, conservation et mise à disposition de fonds documentaires.
Les archives cantonales et communales, les musées, les bibliothèques, les universités et certaines entreprises possédant des fonds historiques peuvent également employer des professionnels de l’information documentaire.
Quelles compétences faut-il avoir ?
Ce métier convient aux personnes méthodiques, soigneuses et capables de traiter des informations de manière fiable. Il demande aussi de respecter les règles d’accès aux documents et de faire preuve de discrétion.
- sens de l’organisation et attention aux détails ;
- capacité à appliquer un plan de classement et des consignes ;
- aisance avec les outils bureautiques et les logiciels documentaires ;
- aptitude à rechercher rapidement une information ;
- bonne expression écrite et compréhension des documents ;
- respect de la confidentialité et des délais ;
- capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
Pour les fonctions spécialisées, des compétences en catalogage, indexation, gestion des métadonnées, conservation des supports et systèmes de gestion électronique des documents peuvent être demandées.
Quelles études pour travailler dans le classement et l’archivage en Suisse ?
Il n’existe pas une formation unique pour tous les postes portant cet intitulé. Le parcours dépend du niveau de spécialisation recherché.
Pour un poste administratif
Une formation commerciale ou administrative, par exemple un CFC d’employé de commerce, peut constituer une base adaptée aux fonctions centrées sur le classement de dossiers, la saisie, le suivi administratif et la gestion de documents courants. Les exigences exactes dépendent de l’employeur.
Le CFC d’agent en information documentaire
Pour travailler dans des archives, une bibliothèque ou un centre de documentation, la formation d’agent en information documentaire CFC est une voie professionnelle pertinente. Elle dure trois ans et porte notamment sur le traitement, le classement, l’inventaire, la conservation et la mise à disposition de documents et de données.
Pour devenir archiviste spécialisé
Les postes d’archiviste peuvent demander une formation universitaire, souvent en histoire ou en sciences de l’information, complétée par une formation spécialisée en archivistique. L’Association des archivistes suisses présente également des parcours passant par l’apprentissage d’agent en information documentaire, puis par des études postgrades.
La formation continue
Une personne déjà en emploi peut renforcer son profil grâce à des cours d’introduction à l’archivistique ou à des formations en gestion documentaire. L’Association des archivistes suisses propose notamment un cours d’introduction consacré aux concepts et aux pratiques fondamentales du domaine.
Avant de choisir une formation, il est conseillé de comparer plusieurs annonces et de vérifier si les employeurs recherchent une formation administrative, un CFC en information documentaire ou une qualification supérieure en archivistique.
Quelle expérience est demandée ?
Pour un poste de classement administratif, une première expérience en secrétariat, en gestion de dossiers ou en saisie de données peut être suffisante. Les postes spécialisés demandent généralement une pratique plus poussée des systèmes documentaires et des règles de conservation.
Les expériences utiles comprennent :
- la gestion de dossiers physiques et numériques ;
- la mise à jour de bases de données ou d’inventaires ;
- la numérisation et le contrôle de documents ;
- l’application d’un plan de classement ;
- la recherche et la transmission de documents ;
- la préparation de transferts ou d’opérations d’archivage.
Quel salaire pour un chargé de classement et d’archivage en Suisse ?
La rémunération dépend du secteur, du canton, de l’expérience, de la formation et du degré de spécialisation. Un poste de classement administratif ne se compare pas directement à une fonction d’archiviste qualifié.
À titre de repère, jobs.ch indique un salaire annuel brut moyen de CHF 72’345 pour la catégorie « archiviste » en Suisse. La plateforme précise que ce montant comprend les primes et le 13e salaire et repose sur les données déclarées pour cette catégorie. Il ne s’agit pas d’une statistique propre au titre « chargé de classement et archivage » ; elle peut donc surestimer ou sous-estimer la rémunération d’un poste administratif généraliste.
Pour comparer les offres, vérifiez le taux d’activité, le nombre de salaires versés par année, les tâches réellement confiées et le niveau de formation demandé. Les grilles salariales peuvent aussi différer entre le secteur public et le secteur privé.
Quelles perspectives d’évolution ?
Avec de l’expérience et une formation complémentaire, le chargé de classement et d’archivage peut évoluer vers des fonctions plus spécialisées ou davantage orientées vers la coordination.
- gestionnaire de dossiers confirmé ;
- collaborateur en information documentaire ;
- assistant ou technicien en archives ;
- gestionnaire de documents ou de système documentaire ;
- archiviste, avec la formation adaptée ;
- coordinateur de la gestion documentaire ou responsable d’archives, selon l’expérience acquise.
Comment rechercher un emploi en Suisse ?
Pour trouver des annonces pertinentes, variez les mots-clés : « classement et archivage », « archiviste assistant », « agent en information documentaire », « gestionnaire de documents », « gestionnaire de dossiers » ou « collaborateur administratif ».
Dans votre CV, décrivez les types de documents traités, les logiciels utilisés, votre expérience en numérisation ou en inventaire et les procédures que vous savez appliquer. Si vous avez travaillé avec des données confidentielles, indiquez-le sans divulguer d’informations sensibles sur vos anciens employeurs.
À retenir
Le chargé de classement et d’archivage assure l’organisation, la traçabilité et l’accessibilité des documents. En Suisse, une formation administrative peut convenir aux postes généralistes, tandis que le CFC d’agent en information documentaire et les formations spécialisées ouvrent davantage la voie aux métiers des archives. Le salaire doit être évalué selon les missions réelles et le niveau de qualification demandé.